档案管理制度

撰写时间: 2009-04-15 文章作者: 文章来源:

一、目的
为了进一步贯彻实施《档案法》和“机关档案工作条例”，提高档案工作综合管理水平，基本实现档案、资料检索、办公自动化，更好地为机关工作以及环境监察工作服务，特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于本局档案综合管理实施工作。
三、职责
（一）综合科设立综合档案室
（二）综合科专职档案员负责对档案的管理工作；
（三）综合科科长负责档案工作的日常管理；
（四）各科室、大队负责本部门相关档案的整理、管理及移交工作；
（五）分管副局长负责对档案工作的监督和检查主管工作；
（六）分局档案管理工作领导小组负责对文件、档案销毁的确定。
四、工作程序
（一）档案综合管理的设施和人员安排
    设立综合档案室，配备专职档案员，统一管理分局全部档案，人事档案(个人)除外。综合档案室由分管副局长主管，日常管理工作由综合科科长负责，综合科安排专职档案人员进行档案管理，业务上受市局办公室、档案局的指导和监督。各部门安排兼职档案管理人员。分局成立档案管理工作领导机构，负责对档案建立管理工作的检查，及对文件、档案销毁的监督确定。
（二）综合档案室工作
1、组织贯彻实施党和国家关于档案工作的方针、政策、法规和档案行政管理部门制定的有关规定、办法、细则等。
2、在统一领导、分级管理的原则上，根据本专业的管理体制，负责对局内各部门档案工作形成的各种文件材料(包括文字、图表、声像等)的平时积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。
3、统一管理各种档案，负责统计，保管档案的工作，编制必需的档案、资料检索工具和参考资料。
4、接收本局各部门的档案，并定期进行档案鉴定、销毁工作，按期移交需进馆的档案。
5、办理其他有关档案业务工作。
（三）综合档案管理范围
凡属本局各科室、大队形成的各种文类、各种题材的档案，均由综合档案室统一管理，包括党政工团档案、基建档案，设备档案、会计统计档案，车辆管理档案、声像、环保专业档案（包括一企一档）等。
（四）归档制度
1、范围：本单位工作活动中直接形成的各种文件材料(包括文字、图表、照片)必须及时归档，维护历史原貌。
2、要求：凡是需归档的文件，必须收集齐全、完整、准确反映本单位活动的本来面貌，按时进行收集、整理，符合立卷归档的要求。
3、时间：文书档案在第二年上半年要完成立卷归档工作；基建档案要在工程竣工后半年内立卷归档；环保专业档案（包括一企一档），第二年六月份前立卷归档；会计、统计档案由会计、统计人员在第二年六月份前立卷归档或根据市局特定时限要求完成归档工作，保存两年后向综合档案室移交；车辆管理档案在是年二月份前完成立卷归档；声像档案在形成一个月内向综合档案室移交归档，照片要有底片、录像带，录音带要有文字说明。
（五）档案管理
1、各种档案根据成卷要求，由立卷部门整理，按有关规定装订并移送档案室统一保管。
2、档案资料一般不外借，确因工作需借阅档案时，应在档案室按借阅程序办理手续。

3、档案要注意安全保管，定期检查，积极创造档案保管条件，做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持经常通风。

4、定期检查存放档案室内的档案资料状况，对字迹模糊、变质、损坏、破碎的档案资料及时进行恢复、修补或复制。
5、档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品，严禁使用电器。设专门库层，配备七防措施，做好温湿度调控，完善档案保管措施，并定期对档案进行检查，发现问题，及时汇报处理。

（六）档案的借阅利用
1、借阅利用档案者，需经档案管理部门领导批准后，履行登记、签收手续，写明借阅档案范围和目的，且档案借出时限不得超过五天。

2、借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印，不得拆卸、损污、折叠案卷，归还时要保证档案材料完整无损。违者要追究其责任。

3、凡是需复印、拍照、拷贝档案资料，须经档案管理部门领导批准。

4、借阅涉密的环保档案，必须经分管档案工作的行政部门及保密部门批准，查阅未公开的档案，须经过有关业务部门负责人批准。

5、保存的档案原则上不外借，其他单位工作人员要查阅档案时，需持单位借阅函，说明利用目的和范围，并经本单位领导批准后方可查阅。

6、及时做好档案规范化利用工作，并编制检索工具和参考资料，收集反馈利用效果的信息。

（七）档案统计
1、做好档案组织机构和人员构成情况的统计。
2、建立统一登记制度，档案的收进、移交都要统一登记，造册，按上级要求填制档案工作统计报表。及时、准确地登记档案的移交和接收,作到帐表相符。
3、做好档案室所藏档案种类、制成材料、设备和装具统计。
4、做好档案提供利用情况和档案利用效果的统计。
5、有专人负责档案统计工作, 按要求填报档案统计报表, 并做到迅速、真实、准确无误。

（八）档案的安全保密

1、严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》和有关规定，认真做好档案、资料保密工作，自觉遵守保密纪律，积极采取措施，确保档案秘密。  

2、        严格执行档案管理制度，按照审批权限和借阅范围借阅档案资料，档案管理人员不得将档案擅自带出阅档室，也不得扩大借阅范围。

3、        档案、资料由档案室集中统一管理，专人负责。

4、        档案、资料不得随便带出档案室，不准外传、私自外借，不准携带档案、资料浏览、参观、出入公共场所。

5、        “三密”文件材料不得翻印，不得自行复制，因工作需要复印“三密”文件材料，需经主管领导批准。

（九）档案的鉴定、销毁
档案鉴定工作由本单位档案鉴定小组负责实施。

1、对需要鉴定的档案由档案室提出意见，经鉴定小组鉴定，标出失去保存价值和需调整保管期限的档案，列出清单和鉴定报告上报有关部门审批。

2、剔除失去保存价值的档案，对剔除文件内容混杂，质量低劣的要进行整理，对有保存价值的文件进行重新组卷，并要及时排架编目。

3、销毁档案时，由档案管理部门指派两人监销，并在销毁清册上签字。档案销毁后及时调整档案柜架，并在目录及检索工具中做出相应的注明。库存档案未经鉴定并未履行批准手续的严禁销毁。

4、对于本局到期或销毁的档案，要由局档案管理工作领导小组研究、鉴定、登记造册，并报本部门主管负责人批准，发表通告，才能销毁。

5、为了防止错毁，一般对到期的档案也应缓期执行，暂时保存一段时间，确无利用价值时再行销毁。

五、实施
本制度自印发之日起执行。

 

 

二〇〇八年九月三日